Hier finden Sie die Neuerungen für Vergabestellen welche mit Aktualisierungen hinzugekommen sind. Die akuellsten Meldungen werden zuerst angezeigt, ältere Meldungen werden in Absteigender Reihenfolge dargestellt.
1. In der eForms Erfassungmaske ist es nun wieder möglich die "Frist für den Eingang der Angebote" BT-131(d)-lot (Abgabefrist) und das "Datum der Angebotsöffnung" BT-132(d)-Lot
auf den gleiche Tag zu setzen. Lediglich die Uhrzeit muss sich um eine Minute unterscheiden. (Status wie vor eForms)
2. In den eForms Bekanntmachungs PDF und HTML wird die Überschrift der Ausschlussgründen nun korrekt angezeigt (bisher nur die Beschreibung) und die Darstellung von Absätzen funktioniert nun ebenfalls.
An der Optimierung der Bekanntmachung wird kontinuierlich weiter gearbeitet.
1. Es kamm zu zahlreichen Ablehnungen, da das Feld BT-734-Lot (Bezeichnung) unterhalb der Zuschlagskriterien immer optional war, auch wenn die eForms DE Regel BR-DE 23 Anwendung findet.
Das Feld ist nun als verpflichtend markiert wenn die Regel zutrifft.
[BR-DE-23]
Für Zuschlagskriterien, deren Gewichtung mindestens 10% ist,
müssen der Typ (BT-539), die Bezeichnung (BT-734), die Zahl
der Gewichtung (BT-541) und der Schlüssel für Gewichtung
(BT-5421) angegeben werden.
2. Unterhalb von Organisationen ist es möglich Spezifische Kontaktstellen zu erfassen.
Bisher waren hier keinerlei Pflichfelder ersichtlich. Dies wurde nun korrigiert, die verpflichtend zu befüllenden Felder sind nun markiert.
3. Im OBA wurde ein Problem behoben welches beim Export von Unterlagen dazu geführt hat, dass der ursprüngliche Dateiname durch die Verfahrensbezeichnung mit fortlaufender Nummer ersetzt wurde.
Die lokal abgespeicherten Dateien waren entsprechend falsche benannt. Das Problem wurde behoben.
4. Die Anbindung an den Vermittlungsdienst wurde grundsätzlich optimiert und sorgt dafür das die Freigabe von Oberschwellenverfahren ausschließlich auf Basis des TED Status passiert.
Die Ausschreibungssuche wurde optimiert. Suchanfragen laufen nun deutlich schneller ab.
Mit den letzten beiden e-Vergabe Updates wurden Fehler im OBA und der e-Forms Erfassungsmaske behoben.
Die Hilfestellung zum Arbeiten mit eForms wurde aktualisiert und um ein Kapitel zur Bekanntmachung Vergebener Aufträge ergänzt. Sie können das Dokument hier herunterladen: Hilfestellung zum Arbeiten mit eForms
In der eForms Erfassungsmaske wird das Feld "Internetadresse der Auftragsunterlagen" (BT-15-LOT) nun systemseitig mit Plattform URL ausgefüllt und bei Freigabe des Verfahrens mit dem direktem Link zu den Ausschreibungsunterlagen ersetzt.
Ab 25. Oktober 2023 werden die neuen EU-Standardformulare für oberschwellige Verfahren (eForms) verpflichtend sein. Mit der e-Vergabe Version 8 werden die bisherigen EU Formulare entfernt und dafür eine neue eForms Erfassungsmaske implementiert. Der Versand der eFormsDE Formulare ist ab dem 25.10.2023 möglich. Weiter Informationen zu eForms und Kurzanleitungen zur neuen Erfassungsmaske sowie zur Verfahrenanlage finden Sie auf der Unterseite "Informationen zu eForms".
2. Datenservice öffentlicher Einkauf / Vermittlungsdienst / Bekanntmachungsservice
Im Zuge der eFormsDE Umstellung tritt die e-Vergabe des Bundes nicht mehr als direkter e-Sender zu TendersElectronicDaily (TED) in Erscheinung. Dies wird für Deutschland im Rahmen des Datenservice Öffentlicher Einkauf zentral über den Vermittlungsdienst und den nachgelagerten eSender-Hub geregelt. Die e-Vergabe ist bereits seit Januar 2023 an den Vermittlungsdienst angeschlossen. Alle Bekanntmachungen werden im eFormsDE Format an den Vermittlungsdienst gesendet. Oberschwellige Verfahren gehen vom Vermittlungsdienst an den eSender-HUB und von dort aus Richtung TED zur Veröffentlichung. An der Durchlaufzeit von Oberschwellen Verfahren von der Freigabe bis zur Veröffentlichung ändert sich nach aktuellem Kenntnisstand nichts (frühestens 48 Stunden nach Freigabe bis maximal fünf Tage). Weiterhin sind alle Bekanntmachungen der e-Vergabe auch im Bekanntmachungsservice mit der Webseite www.oeffentlichevergabe.de auffindbar.
Mit dem Release 7.13.1 wird, neben der regulären Aktualisierung der Anwendungen, auch eine neue Java Laufzeitumgebung ausgeliefert. Dies geschieht automatisch im Zuge des Updates. Es gibt aber durchaus Systemumgebungen, in der solche Aktualisierungen zentral bzw. durch den IT-Support abgewickelt werden. Wir haben aus dem diesem Grunde die Vergabestellenadministratoren separat darüber Informiert und stellen zudem weiterführende Informationen unter folgendem Link zur Verfügung:
https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/4%20Vergabestellen/FAQ/Fragen/V100.html
Die Signaturkomponente der e-Vergabe wurde Aktualisiert. Mit der Version 7.36 wird ein aktualisierter Zertifikatsstapel verwendet um die Unterstützung von qualifizierten Signaturkarten auszuweiten.
Die Anzeige von Vergabe und Teilnahmeunterlagen wird im Verfahrensbaum des OBA nun auch sortiert nach Anfangsbuchstabe dargestellt.
Die Signaturkomponente der e-Vergabe wurde Aktualisiert. Mit der Version 7.31 des SecSigners wurden Probleme beim Signieren einzelner PDF Dateien behoben.
Im OBA und VST-Admin-Client werden die elektronischen Sendungen an das Amtsblatt der EU (TED) angezeigt. Dort kann auch der aktuelle Status eingesehen werden. Seit Januar 2023 wurden jedocg nur noch der Versand und die Veröffentlichung angezeigt. Die Mitteilung über den erfolgreichen Eingang einer Sendung hat gefehlt. Diese Anzeigefehler ist behoben. Weiterhin können die Verlinkungen zu den Bekanntmachungen beim Amtsblatt der EU wieder angeklickt werden.
Der Link zu den Rechtlichen Hinweisen des Statistischen Bundesamtes, in der OBA Erfassungsmaske zur Meldung einer Vergabestatistik, wurde aktualisiert
und zeigt nun wieder auf das korrekte Dokument.
Im OBA werden Vergabe und Teilnahmeunterlagen in der Detailansicht der Unterlage wieder sortiert nach Anfangsbuchstaben und Ziffern dargestellt. Wie gehabt kann über den einen Klick auf die Überschrift Auf bzw. Absteigend sortiert werden.
Im VST-Admin-Client wurde die Verfahrensübersicht unter Mandant -> Verfahren wurde um drei Spalten erweitert.
Neu eingesehen werden können folgende Informationen:
Archivierungsfrist: Zeigt die aktuell gesetzte Archivierungsfrist des Verfahrensübersicht
Archivierbar: Zeigt an ob das Verfahren archiviert werden kann
Gültigkeit der Signaturkarte: Zeigt die Gültigkeit der Signaturkarte oder des Softwarezertifikats des jeweiligen Verfahrensinhabers an.
Im Replikationsdialog (mit F5 aufrufbar) wurde die Schaltfläche "Erneute Replikation" hinzugefügt. Über diese Schalfläche können fehlgeschlagene Up/Downloads erneut angestoßen werden.
Bisher war es so, dass bei der Aktualisierung eines EU Verfahrens die Änderung auf der Vergabeplattform erst erfolgt, wenn die Bekanntmachung bei der EU veröffentlicht wurde. Bedingt durch die Laufzeit bei der EU kann dies bis zu fünf Tagen dauern. Das Verhalten wurde abgeändert insofern, dass wir die Aktualisierung auf der Vergabeplattform bereits nach 48 Stunden übernehmen und nicht mehr die Endgültige Publizierung bei der EU abwarten. Dies entspricht der Vorgehensweise wie bei der initialen Bekanntmachung die ebenfalls bereits nach 48 Stunden national veröffentlicht wird.
Seit Oktober 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber verpflichtet, die Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder einer Konzession an die Vergabestatistik beim Statistischen Bundesamt zu melden. Zur Unterstützung dieser Meldepflicht wurde ein Vergabestatistikmodul in die e Vergabe integriert, dass die Erfassung von Statistikdaten im OBA und deren Meldung an Destatis über deren CORE-Schnittstelle ermöglicht. Die Vergabestatistikverordnung unterscheidet dabei zwischen ober- und unterschwelligen Meldungen. Das Format der Meldung wird im OBA direkt aus dem Vergabeverfahren abgeleitet. Ende 2021 hat Destatis darauf hingewiesen, dass diese Vorgehensweise anzupassen ist. Hierfür wurde die Anforderung formuliert, dass sich das Format einer Statistikmeldung daraus ableiten soll, ob der tatsächlich vergebene Auftragswert ober- oder unterhalb des anzuwendenden EU-Schwellenwertes liegt. Dies ist unabhängig davon, ob ein ober- oder unterschwelliges Vergabeverfahren durchgeführt wurde.
Mit dem Release 7.11.1 wird das Vergabestatistikmodul der e-Vergabe umgestaltet um die geforderte Flexibilität zu bieten. Zu den bisher vorhanden fünf Registerkarten in der Eingabemaske für die Meldung wurde eine weitere hinzugefügt.
Im neuen und an erster Stelle stehendem Register „Vergabe-/Meldekonstellationen“ wird der Sachverhalt aufgeführt und die Angaben zur Meldekonstellation und des Gesamtwerts gemacht.
1. Sachverhalt: Zeigt den Sachverhalt welcher sich aus der zugrunde liegenden Ausschreibung ergibt, also ob diese ober oder unterschwellig durchgeführt wurde.
2. Netto-Gesamtwert des Auftrags/der Konzession: Hier wird der Gesamtwert erfasst inklusive aller Lose, Optionen oder Vertragsverlängerung.
3. Erklärung zum Wert des Auftrags / der Konzession: Hier muss die Richtigkeit des Gesamtwertes bestätigt werden.
4. Vergabe- und Meldekonstellation: Hier muss bestimmt werden ob der tatsächlich Auftragswert ober- oder unterhalb der EU Schwellenwerte liegt.
Für die von Destatis geforderte Anpassung ist der Punkt 4 „Vergabe- und Meldekonstellation“ entscheidend. Hier gibt es keine Vorbelegung, es muss bewusst eine Auswahl getroffen werden ob ober- oder unterschwellig gemeldet wird. Sofern die Auswahl zum zuvor durchgeführten Vergabeverfahren passt, gibt es nichts weiter zu beachten. Die Restlichen Register sind wie gehabt zu befüllen. Für den Fall, dass aus einem unterschwellig durchgeführten Vergabeverfahren, aufgrund des Gesamtauftragswertes eine oberschwellen Meldung erstellt wird, muss diese näher beschrieben werden. Es muss konkret angegeben werden, um welche Art des oberschwelligen Auftrags es sich handelt.
Diese Angabe wird der Destatis übermittelt. Die weiteren Register sind regulär zu befüllen.
Die ausführliche Beschreibung zur grundsätzlichen Meldung von Vergabestatistiken und zur Einrichtung einer Berichtsstellen ID ist in den Neuerungen für Vergabestelle mit Version 6.23 zu finden:
Neuerungen für Vergabestellen mit 6.23
Im OEFA kann nun gesteuert werden, mit welchem Programm PDF Dateien Standardmäßig geöffnet werden. Diese Einstellung bezieht sich ausschließlich auf den OEFA, ersetzt also nicht die Standardeinstellung auf Ihrem PC. Bei gestartetem OEFA klicken Sie dafür oben links auf „Datei“ und wählen „PDF Anzeigeprogramm konfigurieren“.
Es öffnet sich anschließend ein Dialog, wo das gewünschtn PDF Anzeige Programm für den Oefa definiert werden kann. Über Zurücksetzen können Sie später Ihre Auswahl wieder entfernen.
Wenn Sie auf ändern klicken, öffnet sich ein Dialog wo Sie die ausführbare *.exe Datei Ihres bevorzugten PDF Anzeigeprogramms auf Ihrem PC auswählen können. Sie müssen anschließend Speichern klicken.
Nach dem Speichern gelangen Sie zurück zum Konfigurationsdialog der Ihnen den Pfad mit ausgewählter Anwendung noch einmal anzeigt. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Fertig.
WICHTIG:
Dies ist ein optionales Feature. Per Standard wird einfach das PDF Anzeigeprogramm auf Ihrem PC verwendet. Der Oefa kann nicht selbstständig ermitteln welche PDF Anzeige Programm auf dem PC existieren. Kontaktieren Sie bei Bedarf bitte Ihre Haus IT, wenn Sie sich nicht sicher sind welche PDF Anzeige Programme zur Verfügung stehen.
1. Im Rahmen der Überarbeitung des Destatis Moduls wurde ein Fehler behoben. Es wird nun im Register Auftraggeber beim Punkt „Auftragsnummer/Aktenzeichen des Auftrags / der Konzession“ wieder korrekt das Geschäftszeichen übernommen anstatt dem Ausschreibungsgegenstand.
2. Zum Ende der Angebotsöffnung im Öffnungs-Assistenten besteht die Möglichkeit eine lokale Kopie der Angebote abzuspeichern. Der dabei erstellte Ordner wird nun wieder nach dem Geschäftszeichen des Vergabeverfahrens benannt, anstatt einfach nur Angebot. Hier im Beispiel ist das GZ: „002. Computer 2022“. Unterhalb des Ordners finden sich die durchnummerierten Angebote und weitere Dokumente.
3. Bei älteren Verfahren kam es in einzelnen Fällen Probleme beim Exportieren bzw. Archivieren zu Fehlermeldungen. Ursache dafür sind Anbieter-Nachrichten, die nicht automatisch vom OBA entschlüsselt werden konnten. Wenn Inhalte existieren die noch entschlüsselt werden müssen, wird dies mit folgender Meldung dargestellt, beim Versuch das Verfahren zu Exportieren oder Archivieren:
Sofern eine betroffene Nachricht vorhanden ist, lässt diese sich anhand des Schlosssymbols, identisch wie bei Angeboten / Anträgen, identifizieren.
Eine betroffene Nachricht muss separat entschlüsselt werden und ist nicht an die Entschlüsselung der Angebote / Anträge gekoppelt. Dazu muss diese Nachricht einmal angeklickt werden. Es erscheint ein Entschlüsselungsdialog. Dieser muss mit „Ja“ bestätigt werden. Wenn das benötigte Schlüsselmaterial vorliegt, ist die Nachricht direkt im Anschluss sichtbar und das Verfahren kann Exportiert / Archiviert werden.
4. Die Signaturkomponente der e-Vergabe, SecCommerce SecSigner wurde auf die Version 7.28 angehoben. Damit wurden Probleme behoben, die beim Signieren von PDF Dateien aufgetreten sind, wenn Teile des PDF`s passwortgeschützt sind.
In der Maske zur Verfahrensauswahl (Verfahren -> Auswählen) wird nun auch der Verfahrensstatus angezeigt.
Die angezeigten Inhalte in der Tabelle lassen sich über ein Menü ein- bzw. Ausschalten.
Beim Aktualisieren von EU Verfahren, finden Sie oben rechts den Punkt Berichtigung mit einer Checkbox wieder. Diese Checkbox ersetzt den bisherigen Schieberegler. Wird der Haken bei Berichtigung entfernt, kann die Kategorie und das Archivierungsdatum geändert werden ohne andere Daten der Bekanntmachung zu verändern.
Die Liste der gesendeten und Eingegangen Nachrichten wird nun Chronologisch sortiert. Bisher waren die Nachrichten nur alphabetisch sortiert. Mit einem Klick auf die jeweilige Überschrift kann von Auf zu Absteigender Sortierung gewechselt werden.
Bei EU Ausschreibungen muss der Erfüllungsort in Form von NUTS Codes eingegeben werden. Ein NUTS-Code ist eindeutig einer Stadt zugeordnet. Sofern es sich um eine kreisfreie Stadt wie z.B. Bonn oder Erfurt handelt, wird noch der Zusatz „Kreisfreie Stadt“ mit angezeigt. Dieser Zusatz hat auf Bund.de für eine fehlerhafte Darstellung in der Geolokalisierung gesorgt. Bei den an Bund.de übermittelten Daten wird der Zusatz kreisfreie Stadt zukünftig nicht mehr mit übermittelt.
Sie haben die Möglichkeit Vergabe- bzw. Teilnahmeunterlagen als „zurückzusenden“ zu markieren und mit einer Zusätzlichen Information zu versehen. Dies Informationen werden Anbietern auf der Webseite zugänglich gemacht, wenn Sie die Teilnahme an der Ausschreibung aktiviert haben und diese zur Bearbeitung aufrufen. Während der Angebotsabgabe war bisher nur eine Übersicht der zurückzusendenden Unterlagen zu sehen. Die zusätzlichen Informationen sind dort nun ebenfalls ersichtlich.
Die SSL-Client Zertifikate, welche bisher zum Start des Vergabestellen-Administrations-Client und des Öffnungs-Assistenten erforderlich waren, wurden entfernt. Die Konfigurationsdialoge im Oefa wurden entfernt und für den VsT-Admin-Client abgeändert. Für den Start der beiden Anwendungen wird lediglich das persönliche Zertifikat benötigt zwecks Anmeldung.
Der Konfigurationsdialog im VsT-Admin-Client sieht wieder folgt aus:
Bei regulären OBA Vergabestellen, startet die Anwendungen durch einen Klick auf „OK“. Es ist KEINE weitere Konfiguration notwendig. Die Schaltfläche Signaturkarte hat ausschließlich Relevanz für MasterKey Vergabestellen.
Mit dem Release 7.10 wird, neben der regulären Aktualisierung der Anwendungen, auch eine neue Java Laufzeitumgebung ausgeliefert. Dies geschieht automatisch im Zuge des Updates. Es gibt aber durchaus Systemumgebungen, in der solche Aktualisierungen zentral bzw. durch den IT-Support abgewickelt werden. Wir haben aus dem diesem Grunde die Vergabestellenadministratoren separat darüber Informiert und stellen zudem weiterführende Informationen unter folgendem Link zur Verfügung:
https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/4%20Vergabestellen/FAQ/Fragen/V100.html
Es wurden diverse Fehler behoben, die das Exportieren und ggf. anschließende Archivieren von Verfahren verhindert haben. Dies ist unter anderem aufgetreten, wenn noch Inhalte im Verfahren verschlüsselt waren (z.B. Öffnungsprotokoll) oder vermeintlich noch geladen / repliziert werden. Verschlüsselte Inhalte werden mit einem Schloss gekennzeichnet. Diese Kennzeichnung hat beim Öffnungsprotokoll für Teilnahmeanträge gefehlt und wurde nachgezogen.
Zur Archivierungsfunktion:
Beim Archivieren wird ein abgeschlossenes Verfahren auf der e-Vergabe-Plattform sowie im OBA gelöscht und als Kopie auf Ihrem lokalen System gesichert. Auf diese Weise können Sie den OBA / OBA-Light übersichtlich halten und alle Verfahrensinhalte lokal ablegen.
Wir empfehlen dies bei allen abgeschlossenen und ggf. auch schon alten Verfahren zeitnah zu verwenden. Dafür bedanken wir uns im Vorfeld bei Ihnen.
Eine Detaillierte Beschreibung der Archivierungsfunktion finden Sie in der Anleitung für den OBA im Kapitel 5.9 (Seite 77).
https://www.evergabe-online.de/documentation/Handbuch-OBA.pdf
Über die Funktion „Anbieter“ -> „Unternehmen Suchen“ können alle Registrierten Anbieter durchsucht und zu einem Verfahren eingeladen werden. Ebenso können Nicht Registrierte Unternehmen erfasst und zur Registrierung auf der Plattform eingeladen werden. Diese haben dann direkt Zugriff auf das Verfahren im Anschluss an die Registrierung, wenn Sie zur Registrierung den mitgelieferten Link verwenden.
Die Gültigkeit des Links wurde von 14 auf 30 Tage erhöht. Weiterhin wurde der Text präzisiert um darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um eine bereits freigegebene Ausschreibung handelt. Beispielhaft dargestellt hier die Einladung eines NICHT Registrierten Unternehmens an einer Öffentlichen Ausschreibung:
