Neuerungen für Vergabestellen 2024 (Stand 27.09.2024)

e-Vergabe Release 8.3.1 / 27.09.2024

• Neuer Dokumententyp „Bieterfragen-Antworten“

  Es wurde eine neuer Dokumententyp „Bieterfragen-Antworten“ eingeführt. Im OBA-Baum gibt es einen entsprechenden Bereich, in dem diese Dokumente importiert, versendet und aufgerufen werden.

  

  Alle Dokumente die hier hochgeladen werden, erscheinen für die Anbieter im Bereich „Bieterfragen-Antworten“ auf der Vergabeplattform im AnA-Web.

  

  Bieterfragen-Antworten sind bei öffentlich zugänglichen Verfahren, identisch zu den öffentlich zugänglichen Vergabeunterlagen, ebenfalls einsehbar ohne, dass sich ein Anbieter zuvor auf dem Portal Registrieren bzw. anmelden muss.

  

  
  

• TED-Link wird im OBA angezeigt
  Wird ein Verfahren auf der Plattform TED veröffentlicht, wird in der Vermittlungsdienst Tabelle im OBA ein Link erzeugt, welcher zur Bekanntmachung auf TED führt. Gleiches gilt für den DÖE-Link, der zum Verfahren auf www.oeffentlichevergabe.de führt. Weiterhin können die diversen Status von Vermittlungsdienst und TED eingeblendet werden.

  

  Sie können die Vermittlungsdienst mithilfe des "Spalten" Funktion, welche sich rechts oben in der Tabelle befindet, bei Bedarf erweitern.

  

  
  

• eForms Erfassungsmaske: Verfahrensinformationen in technisches Los übernehmen
  Seit eForms wird auch bei Verfahren ohne Lose ein technisch notwendiges Los erzeugt (Technisches Los". Zusätzlich zur bestehenden Möglichkeit einzelne Lose zu kopieren, besteht nun die Möglichkeit die Inhalte aus Feldern, welche bereits im ersten Teil der Bekanntmachung ausgefüllt wurden, in die entsprechenden Felder im technischen Los einfach per Klick zu kopieren. Dies geschieht über die Funktion „Vorbefüllen aus Verfahren“. Die Funktion steht derzeit nur beim „Technischem Los“ zur Verfügung, sollte also ausgeführt werden bevor ein zweite Los hinzugefügt wird (sobald eine Bekanntmachung mehrere Lose umfasst steht nur „Los kopieren“ zur Verfügung).

  

  Beim ausführen der Funktion können alle Felder übernommen werden die für Los und Verfahren identisch sind. Es können bei Bedarf auch Felder abgewählt werden.

  

  
  

• eForms Erfassungsmaske: e-Vergabe Metadaten aktualisieren

  Werden in einem Verfahren nur e-Vergabe Metadaten aktualisieren (also Angaben die nur für die Vergabeplattform relevant sind wie Kategorie oder Archivierungsfrist), wird dies in der eForms Erfassungsmaske unter rechts in der Schaltfläche klar hervorgehoben. Anstelle von „Verfahren Aktualisieren“ steht dort „Metadaten Speichern“. Das Speichern von Metadaten zieht keine neue Bekanntmachung nach sich und wird auch nicht an den Vermittlungsdienst übermittelt.

  
  

• Diverse Bugfixes und Änderungen

  • Im VST-Admin-Client wurden in der „Verfahrensübersicht“ die Spalten zu Archivierungsfrist und zur Gültigkeit des Zertifikats nicht korrekt befüllt. Dies funktioniert nun wieder.
  • In der Unterschwelle hat die Zuordnung von Projekten nicht sauber funktioniert und kann nun wieder korrekt verwendet werden.
  • Bei über den Administrator im VST-Admin-Client eingerichteten Vertreterbeziehungen gab es ein Problem beim Zugriff auf Verfahren, die bereits vor Einrichtung der Vertreterbeziehung vorhanden waren. Dies konnten bisher nicht geöffnet werden. Dies wurde behoben, das öffnen funktioniert nun wieder unabhängig davon ob der Administrator oder der Sachbearbeiter die Vertretung eingerichtet hat.
  • Der Kartenwechsel im VST-Admin-Client wurde als ganzes optimiert.
  • In der Oberschwelle wurde die eForms Version aktualisiert auf eForms-DE 1.2: 1.2.0_1.10.3
  • In der eForms Erfassungsmakse wurde bei den Ausschlussgründen das Feld Beschreibung (BT-67(b)-Procedure) nur mit „Code“ dargestellt. Mit dem eForms Update ist die Feldbezeichnung wieder korrekt.
  • In der eForms Erfassungsmaske werden nun neben der Frontend Validierung der Bekanntmachung nun auch technische Fehler angezeigt. Bisher wurde in diesem Falle nur darauf verwiesen das eine Anlage der Bekanntmachung nicht möglich ist. Dies unterstützt bei der Fehlerursache. Derzeit sind die häufigsten Fehler in diesem Zusammenhang ungültige Eingaben bei den Zuschlagskriterien. Fehlerfälle in diesem Zusammenhang wurden in der Hilfestellung zu eForms ergänzt.

e-Vergabe Release 8.2 / 09.08.2024

1. Update auf eForms-DE 1.2 (basierend auf eForms-EU 1.10)
Wird ein Verfahren, welches vor dem eForms-DE Update angelegte wurde, aktualisiert oder eine ExPost / ExAnte erstellt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und in den Warnmeldungen alle Felder selektiert, die sich mit eForms-DE 1.2 geändert haben. Dies dient der Inhaltlichen Kontrolle.

Die eForms DE 1.2 Spezifikation ist unter der Webseite https://xeinkauf.de/eforms-de/ zu finden.

Änderungen und Bugfixes:
- Die Codeliste unterhalb der Ausschlussgründe wurde angepasst. Der Wert "Insolvenz" und mit "Insolvenz vergleichbares Verfahren" sind jeweils nur noch einmal vorhanden.

- Im Rahmen einer Change Notice (Verfahrensaktualisierung) können nun nahezu alle Felder geändert werden. Lediglich folgenden Felder sind gesperrt.
OPP-70 Notice Subtype (nicht manuell bearbeitbar)
BT-105-Procedure Procedure Type
BT-04-notice Procedure Identifier
BT-23-Procedure Main Nature
BT-01-notice Procedure Legal Basis
BT-22-Procedure Internal Identifier
BT-03 Form Type
BT-02 Notice Type
BT-702 Notice Language
BT-142 Winner chosen

- Die Bekanntmachung Vergebener Aufträge (ExPost) hat sich geändert. Hier sind Pflichteingaben hinzugekommen die bisher
technisch Optional waren, wie bspw. der Abschnitt Vertrag. Die eForms Hilfestellung wurde entsprechend aktualisiert. Die aktuelle Version ist unter folgendem Link zu finden: https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/SharedDocs/Downloads/Vergabestellen/Dokumentationen/eFormsDE_Hilfestellung.html?nn=1062092
Die aktualisierte Beschreibung zur ExPost befindet sich im Kapitel sechs.

Hinweis:
Bei der Erstellung der ExPost gibt es starke Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Feldern. Beispielsweise wird, nachdem ein Bieter erfasst wurde unmittelbar der Fehler "Referenz-ID auf nachfolgenden Angaben zur Bieterorganisation:
Jedes bestehende "Technische ID der Ausschreibungsseite (TPA-XXX) (OPT-210-Tenderer) muss mit mindestens einem "Organisation die diese Rolle ausfüllt (OPT-302-Organization) assoziiert sein." ausgegeben.
Die Meldung verschwindet, sobald die Bedingung erfüllt ist. Hier in diesem Falle sobald der Anbieter mit einem Angebote verknüpft ist (Abschnitt Angebote -> Ausschreibungsindikatoren).

• Es wurde ein Fehler behoben, der die Anlage von mehrsprachigen Bekanntmachungen, also in Deutsch und Englisch, verhindert hat.
• Die Vorinformationen zur Fristenreduktion (Konfiguration 7) kann nun wieder angelegt werden. Ursache war ein Fehler bei der XML Generierung.
• Wird unter "Informationen zur Einreichung" unter "Einreichungsmethode" der Wert bei "Elektronische Einreichung" auf erforderlich gesetzt, wird das Feld Adresse für die Einreichung verpflichtend. Tragen Sie dort bitte, sofern nicht anders gewünscht, https://www.evergabe-online.de ein. In einem folgenden Update werden wir dieses Feld automatisiert vorbelegen.

Verbesserungen in der eForms Erfassungsmaske:

• Wenn eine Auftragsvergabe geeignet ist für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), müssen verpflichtende Angaben unter BT-300-LOT gemacht werden. Hierfür wurden Auswahlfelder geschaffen die bisher nur in den Bekanntmachungen verfügbar waren. Diese stehen nun auch bei Vorinformationen zur Verfügung.

  

• Bei Wiederholbaren Feldern wird nun die Bezeichnung bzw. die Kennung in der Überschrift des Elements angezeigt. Dazu gehören derzeit: Organisationen, Wirtschaftliche Eigentümer, Bieter, Eingereichte Angebote, Abgewickelte Aufträge, Ergebnisse und Spezifische Kontaktstellen.

  

• Es wurde eine Katalogfunktion für die Eignungskriterien (innerhalb eines Loses beim "Abschnitt Bedingungen für die Einreichung eines Angebots" zu finden) identisch zum Adressbuch geschaffen. Damit können Kriterien gespeichert und die Inhalte Verfahrensübergreifend wieder verwendet werden. Beim Speichern eines Kriteriums berücksichtigt werden: Art (Auswahlliste), Bezeichnung, Beschreibung, Anwendung des Kriteriums, Zweite Phase.

  

  

  
  Die gespeicherten Daten liegen wie auch das Adressbuch im lokalem Benutzerverzeichnis.

• Für die Gruppe Grenzübergreifende Rechtsvorschriften (BT-09(a)-Procedure und BT-09(b)-Procedure) wurde das Freitextfeld durch eine Checkbox ersetzt. Wird diese aktiviert, wird das Beschreibungsfeld entsprechend angezeigt und kann befüllt werden.

  

e-Vergabe Release 8.1.1.1 / 07.06.2024

Der OBA wurde im Oberschwellenbereich um eine Losstruktur erweitert. Bei Oberschwelligen Verfahren kann bei Anlage des Verfahrens bestimmt werden, ob die Angebote pro Los oder wie gehabt pro Verfahren abgegeben werden müssen. Die Losweise Abgabe setzt voraus, dass es mehr als ein Los im Verfahren gibt. Bei Verfahren die technisch Verhandlungsrunden unterstützen ist die Losweise Abgabe nicht möglich.

Folgenden Anpassung wurden dazu in der eForms Erfassungsmaske vorgenommen:

• Im Abschnitt "Details" findet sich bei den "e-Vergabe Metadaten" der neue Punkt "Art der Abgabe von Teilnahmeanträgen / Angeboten" wieder.
  Bei einer neu angelegten Bekanntmachung mit nur einem Los (dies wird nun einfach als Technisches Los dargestellt anstatt Los 1) steht die "Art der Abgabe" immer auf dem Wert "Verfahren". Die Losstruktur wird nicht dargestellt und ist erst ab dem zweitem Los vorhanden. Die Hilfestellung zum Arbeiten mit eForms wurde entsprechend ergänzt
  

  

• Sobald in der Bekanntmachung ein zweites Los hinzugefügt wird, muss die "Art der Abgabe" bewusst bestimmt werden. Hier kann zwischen den Werten "Lose" und "Verfahren" gewählt werden.
  (In diesem Zuge wurde die Darstellung der Lose innerhalb der Erfassungsmaske verbessert. Hier wird nun der Titel (BT-21-Lot) angezeigt.)
  

  

  
  Die Art der Abgabe ist nur für Neu angelegte Verfahren verfügbar und nicht Rückwirkend. Die Art der Abgabe kann nach der Freigabe eines Verfahrens nicht mehr geändert werden.
• Je nachdem gewählter "Art der Abgabe" hat dies eine Veränderung bei der Abgabe von Angeboten und Teilnahmenanträgen für den Anbieter zur Folge. Bei Auswahl von "Verfahren" bleibt alles unverändert. Anbieter haben bei der Abgabe zwar die Möglichkeit Ordnerstrukturen anzulegen aber keine weitere Form der Zuordnung von Unterlagen zu einem bestimmten Los. Bei der Auswahl "Lose" ändert sich die Abgabe insofern, dass die Unterlagen Losbezogen hinzugefügt werden müssen. Diese Zuordnung findet sich entsprechend nach Öffnung auch im OBA wieder.
  Eine detaillierte Übersicht der Änderungen für Anbieter ist in der Dokumentation "Abgabe mit der e-Vergabe" zu finden.

• Folgendes wurde im OBA angepasst:
  Sobald in der Bekanntmachung mehr als ein Los ist, werden die Lose einzeln im Verfahrensbaum des OBA dargestellt. Neben der bekannten Verfahrens-Struktur mit Eingang und Ausgang verfügt nun jedes Los über einen eigenen Eingang und Ausgang. So können Verfahrensübergreifenden Dokumente (also Dokumente deren Inhalt sich auf das ganze Verfahren beziehen) und unter dem jeweiligen Los dann spezifische Unterlagen bereitgestellt werden. Das Bereitstellen bzw. zurückziehen von Dokumenten bleibt dabei unverändert. Auf Anbieterseite findet sich die Struktur dann ebenfalls wieder.
  Die Losstruktur ist grundsätzlichen vorhanden bei zwei oder mehr Losen, unabhängig von der Art der Abgabe.
  

  

• Das Nachrichtensystem wurde an die neue Losstruktur angepasst. Nachrichten können jetzt Verfahrensübergreifend oder mit direktem Bezug auf ein Los versendet werden. Für Anbieter gilt das gleiche, diese können Anfragen mit direktem Losbezug versenden. Die Nachrichten finden sich dann im jeweiligen Eingang bzw. Ausgangsordner des Loses wieder.
  

  

• Die Ansichten wie es sich für Anbieter auf der Vergabeplattform darstellt sind in den Neuerungen für Anbieter zu finden.

Zusammengefasst:
- Im OBA Verfahrensbaum werden Lose als eigener Ordner dargestellt zusätzlich zum bestehenden Ein- und Ausgang.
- In den eigenen Los-Ordnern können nun Vergabeunterlagen pro Los bereitgestellt werden
- Weiterhin können Verfahrensbezogene Vergabeunterlagen bereitgestellt (wie bisher unter Ausgang)
- Es können Losbezogene oder Verfahrensbezogene Nachrichten versendet werden
- In der Bekanntmachung kann gesteuert werden ob eine Abgabe pro Los gefordert wird oder wie bisher nur möglich pro Verfahren (Achtung: losbezogene Abgabe ist nicht verfügbar für Verfahren die Verhandlungsrunden erlauben)
- Entsprechend der eingestellten Abgabe Form finden sich Angebote von Anbietern entweder unter den jeweiligen Losordnern wieder oder regulär unter Eingang.
Das Meldeformular zur Vergabestatistik wurde für die Oberschwelle angepasst. Hier kann nun entweder die Amtsblattnummer der EU (für Bekanntmachungen VOR der eForms Einführung 10.2023) oder die Kennung des Verfahrens (für Bekanntmachung die nach eForms angelegt wurden) angegeben werden.

Die Kennung des Verfahrens ist an mehreren Stellen zu finden:
- in der eForms Erfassungsmaske bei Details - eForms Metadaten (dort "Kennung des Verfahrens" BT-04-notice)
- in der Bekanntmachung selbst (PDF / HTML oder Webseite unter dem Abschnitt "2 Verfahren")
Der Dialog zum Versenden von Nachrichten wurde angepasst. Unteranderem wurde in diesem Zuge die Übersicht mit den im Verfahren aktiven Unternehmen deutlich vergrößert.

Weitere Bugfixes und Änderungen:

• Bei der Nationalen Bekanntmachung Vergebener Aufträge nach VOB/A war fälschlicherweise das Feld "Bestimmungen über die Ausführungsfrist" als verpflichtend deklariert, dies wurde geändert.
• Es wurde ein Fehler behoben der zur Auswirkung hatte, das einem bestehendem Verfahren nachträglich kein Projekt zugeordnet werden konnte. Dies ist jetzt wieder möglich.
• Es wurde ein Fehler behoben der zur Auswirkung hatte, das ein einzelnes Dokument nicht im Aktualitätsstatus geändert werden konnten über das Menü "Dokumente" -> "Aktualitätsstatus ändern". Der Menüpunkt war ausgegraut. Das ändern des Aktualitätsstatus einzelner Unterlagen konnte nur über die gesamte Liste der Unterlagen erfolgen. Nun sind beide Wege möglich.
• Es wurde ein Fehler behoben der zur Auswirkung hatte, dass der VST Administrator bestimmte Benutzer nicht löschen konnte wenn dieser zuvor in Verfahren als Vertreter aktiv war und Nachrichten versendet haben. Benutzer bei denen diese Konstellation zutrifft können nun wieder gelöscht werden.
• Beim XML-Export aus der eForms Erfassungsmaske wird ein Vorschlag zum Dateinamen für die XML ausgegeben. Dieser konnte unter Umständen deutlich länger ausfallen als die erlaubten 255 Zeichen des Windows Dateisystems. Dass hat dann zu einem Fehler beim Speichern geführt hat. Daher wird per Standard nur noch die interne Kennung und die Rechtsgrundlage vorgeschlagen um den Dateinamen möglichst kurz zu halten.
• Es wurde ein Fehler behoben, der zur Auswirkung hatte, dass keine Oberschwelligen Bekanntmachung in Deutsch und Englisch angelegt werden konnten.
• In Oberschwellen Verfahren konnten das Feld "Adresse der Auftragsunterlagen" (BT-15-Lot) nach Verfahrensfreigabe nicht mehr editiert werden. Dies ist nun möglich.
• Im OBA / OBA-Light wurde eine neue Schaltfläche hinzugefügt, mit der das aktuell ausgewählte Verfahren sofort repliziert werden kann. Die Funktion kann entweder über "Datei" -> "Selektiertes Verfahren / Projekt Replizieren" aufgerufen werden oder über die Schaltflächenleiste.
  

  

• Das eForms Update EU-SDK 1.7.3 wurde eingespielt. Wichtigste Änderung:
  BT-743-Lot Elektronische Rechnungsstellung / hier sind nun alle Werte zulässig (Bisher war nur "Erforderlich" erlaubt)
  BT-706 "Staatsangehörigkeit des Wirtschaftlichen Eigentümers" muss nicht mehr befüllt werden. Die Infotexte dazu wurden ebenfalls entfernt. Weiterhin muss im Zuge der ExPost nicht mehr zwingend der Wirtschaftliche Eigentümer erfasst und mit dem erfasstem Unternehmen verknüpft werden.
  
• Es wurde ein Fehler behoben der das Löschen von Benutzern verhindert hat, wenn diese in einem Verfahren welches Sie Vertretungsweise übernommen hatten eine Nachricht an Anbieter geschrieben hat. Das Löschen in dieser Konstellation hat zu einem Fehler geführt auch wenn der Benutzer keinerlei Verfahren mehr innehatte.
• Es wurde ein Fehler beim XML-Import behoben, der die Verfahrensanlage verhindert hat, wenn die Telefonnummer im nicht EU konformen Format in der XML Vorlage enthalten war. Dies wird nun automatisch korrigiert.

e-Vergabe Release 8.0.2.2 / 22.03.2024

Verbesserungen der eForms Erfassungsmaske

1. Wenn im Feld "Diese Auftragsvergabe ist besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)" (BT-726-Lot) ein "Ja" angegeben wird, müssen zwingend weitere Angaben unter "Zusätzliche Informationen" (BT-300-Lot) gemacht werden. Die Validierung für das Feld wurde angepasst und die Erfassung der Informationen erfolgt nun mittels Radio Button. Die erforderlichen Textabschnitte werden dann bei Veröffentlichung automatisch hinzugefügt. Entsprechend stehen nicht die vollen 10.000 Zeichen zur Verfügung.

2. Das Feld Datum der Angebotsöffnung (BT-132(d)-Lot) muss nicht mehr verpflichtend erfasst werden.

3. Das Feld Internetadresse der Auftragsunterlagen (BT-15-Lot) wird beim Import einer XML-Vorlage als neue Bekanntmachung NICHT mehr automatisch übernommen, sondern stattdessen mit dem Standardwert https://www.evergabe-online.de/ überschrieben. Auf diese Weise ist ausgeschlossen das Vorlagen mit Direktlinks zu anderen Verfahren veröffentlicht werden. Wenn bewusst abweichende Verlinkungen genutzt werden sollen, müssen diese nach Import neu eingetragen werden.

4. Bei der initialen Erfassung von Bekanntmachungen ist es nun möglich bereits erfasste Lose zu kopieren. Dabei werden alle Werte des kopierten loses übernommen. Bei Nutzung dieser Funktion muss beim kopierten Los geprüft werden ob noch Anpassung vorgenommen werden müssen (z.B. Beschreibung oder interne Kennung etc.). Das Kopieren bzw. löschen von Losen ist nur vor Freigabe des Verfahrens möglich.

5. Für die Verfahrensaktualisierung, die Erstellung der Ex-Post und der Ex-ante steht nun die Funktion "Entwurf Speichern" zur Verfügung. In den genannten drei Fällen kann die Bekanntmachung unabhängig von der Befüllung der Pflichtfelder gespeichert werden und später durch erneuten Aufruf der Funktion erneut geöffnet werden. (Beispiel: Eine Verfahrensaktualisierung wird aufgerufen, bearbeitet, gespeichert und anschließend abgebrochen, dann kann unter dem Verfahren die Funktion Verfahrensaktualisierung erneut aufgerufen werden und öffnet automatisch den gespeicherten Entwurf).

Fehlerbehebungen

1. Es wurde ein Entschlüsselungsproblem im OBA / OBA-Light behoben, welches das Exportieren bzw. Archivieren von Verfahren blockiert hat. Ursache waren Nachrichtenanhänge bei älteren Verfahren die vom OBA nicht entschlüsselt werden konnten.

2. Im Stand-Alone Editor für Bekanntmachung (SEB) ist die Voransicht von eForms Verfahren nun wieder verfügbar.